10 kancelárskych funkcií telefónneho systému dostupných s Optimal Call

Každý podnik, bez ohľadu na to, či je veľký alebo malý, potrebuje systém podnikového telefónu, ktorý uspokojí jeho potreby. Či už máte desiatky zamestnancov alebo tisíce zákazníkov, služby na úrovni spotrebiteľov nestačia. Obchodné telefónne systémy majú mnoho funkcií, vďaka ktorým sú pre organizácie vhodnejšie.

Nanešťastie, tradičné telefónne systémy vám nedovolia zvoliť najužitočnejšie funkcie pre vaše obchodné požiadavky. Získate buď všetko alebo vôbec nič. Platíte buď za každú funkciu (z čoho viac ako polovica je zbytočná pre vaše konkrétne obchodné potreby) alebo sa uspokojíte s používaním nástrojov ad-hoc. Horšie je, že funkcie, ktoré získate, sú technológiou prísne obmedzené.

Rozhodujúce funkcie telefónneho systému pre kancelárie

Je čas čeliť faktom, tradičné systémy PBX sú zastarané a väčšine podnikových používateľov ponúkajú len veľmi málo. To je jeden z mnohých dôvodov, prečo sa VoIP technológia stala populárnou tak rýchlo. Tieto telefónne systémy ponúkajú omnoho viac než len presmerovanie hovorov alebo prehrávanie príjemnej hudby pri podržaní hovoru. Ako teda môže moderný systém kancelárskeho telefónu prospieť vašej spoločnosti?

Čítajte ďalej a zistite 10 kancelárskych funkcií telefónneho systému, ktoré sú k dispozícii so službou Optimal Call.

Recepčná konzola

Recepčná konzola je určená pre organizácie, ktoré majú recepciu na spracovanie veľkého množstva hovorov. Konzola môže byť hardvérová jednotka, no najčastejšie je založená na softvéri s podporou mnohých SIP telefónov. Väčšina konzol je určená na použitie s náhlavnou súpravou, aby recepčným uľahčila presmerovanie alebo smerovanie hovorov.

Recepčná konzola je navrhnutá tak, aby minimalizovala čas, ktorý užívateľ strávi hovorom. Sú vybavené niekoľkými nástrojmi, ktoré umožňujú recepčným v kancelárii efektívne vykonávať svoju prácu. Zatiaľ čo staršie prijímacie konzoly boli drahé a používali ich iba veľké spoločnosti, Optimal Call v spolupráci so svojimi partnermi ponúka túto funkciu pre všetkých klientov. Bez ohľadu na veľkosť vašej firmy môžu vaši zamestnanci a zákazníci profitovať z recepčnej konzoly.

Konferenčné hovory

Konferenčné hovory nie sú pre podnikových používateľov novinkou. Novinkou v konferenčnom volaní v Optimal Call je však to, ako rýchlo a ľahko sa používa. Firemní používatelia môžu namiesto aktualizovania osobného stavu naplánovať virtuálne stretnutia. Táto funkcia môže pomôcť vašej firme ušetriť tisícky eur každý rok, nehovoriac o tom, ako môžu vaši zamestnanci ušetriť na cestách.

Konferenčné hovory môžu byť pri neočakávaných situáciách kritickou črtou, najmä ak zamestnanci potrebujú pracovať z domu alebo na diaľku. Používatelia môžu previesť zvukový hovor na video a naopak. Môžete tiež pridať účastníkov alebo ich odstrániť podľa svojich potrieb.

Voicemail

Voicemail (Hlasové správy) je ďalšou funkciou starého telefónneho systému v kancelárii, ktorá v Optimal Call prináša update. Virtuálna hlasová pošta umožňuje používateľom získať správy hlasovej pošty v podobe nahrávky priamo v e-mailovej schránke. Zamestnanci môžu rýchlo reagovať na otázky zákazníkov bez toho, aby museli vytočiť číslo a počúvať správy v hlasovej schránke, pretože všetky správy majú priamo vo svojej e-mailovej schránke.

Nahrávanie hovorov

Firmy zaznamenávajú hovory z viacerých dôvodov. Od zaistenia kvality až po vzdelávanie nových zamestnancov je nahrávanie hovorov takmer nevyhnutné. V skutočnosti mnoho podnikov pôsobí v odvetviach, v ktorých je nahrávanie hovorov nariadené právnymi predpismi. GDPR majú ustanovenia o zaznamenávaní hovorov, napríklad o tom, aké hovory sa majú zaznamenať a ako dlho by sa záznamy mali uchovávať. Optimal Call umožňuje nahrávanie hovorov pre vaše podnikanie priamym spôsobom.

IVR

Pamätáte si, kedy ste naposledy volali do nejakej spoločnosti? Pravdepodobne ste narazili na zaznamenanú správu so žiadosťou o výber najvhodnejšej možnosti (napr. stlačením tlačidla 1 získate informácie o predaji, stlačením tlačidla 2 budete prepojení na technickú podporu atď.). Táto funkcia sa nazýva interaktívna hlasová odpoveď a veľa malých podnikov si ju nemôže dovoliť v tradičných telefónnych systémoch.

Optimal Call prináša túto profesionálnu funkciu všetkým obchodným klientom. Organizácie môžu pomocou tejto funkcie vytvoriť dobrý prvý dojem na zákazníkov a sprostredkovať dojem profesionality. Ponúknite svojim zákazníkom vynikajúce služby, aj keď nemáte k dispozícii zdroje veľkej kancelárie.

Virtuálne čísla

Čo sú presne virtuálne čísla? S tradičnými pevnými linkami sú telefónne čísla spojené s fyzickou adresou. Užívatelia si nedokážu so sebou vziať svoje telefónne čísla, keď sa pohybujú. Virtuálne čísla na druhej strane nie sú geograficky obmedzené. Používatelia môžu nakupovať a používať čísla s predvoľbou oblasti, ktorá sa im páči, bez ohľadu na skutočnú polohu.

Optimal Call ponúka virtuálne čísla s predvoľbami z rôznych oblastí či dokonca krajín. Podniky môžu tieto čísla používať rôznymi spôsobmi. Začnite prieskum trhu alebo dokonca prvé obchody v novej krajine, aj keď ešte nemáte kanceláriu. Miestne čísla môžete použiť na to, aby ste zákazníkom ukázali, že nie ste ďaleko, aj keď vaša fyzická kancelária je. Niektoré firmy dokonca používajú virtuálne čísla na spustenie viacerých reklamných kampaní vďaku čomu zistia, ktorá z nich ponúka lepšiu návratnosť. Týmto spôsobom môžete jasne zistiť, ktorej kampani sa darí lepšie, pokiaľ ide o generovanie nových potenciálnych zákazníkov.

Vyzváňacie skupiny

Vyzváňacie skupiny sú ďalšou zaujímavou funkciou, ktorú ponúka Optimal Call. Podniky môžu vytvárať vyzváňacie skupiny na základe oddelení, projektov alebo dokonca tímov ad hoc. Vyzváňacie skupiny sú skvelým spôsobom pre rozdelenie prichádzajúcich hovorov medzi konkrétne skupiny.

Čo môžete robiť s touto funkciou? Môžete si byť istí, že každý agent v kancelárii dostane spravodlivú šancu na zachytenie nových potenciálnych zákazníkov. Tiež sa uistíte, že prichádzajúce hovory ohľadom technickej podpory sú distribuované medzi všetkými agentmi zákazníckeho servisu.

Vyzváňacie skupiny sú v Optimal Call veľmi flexibilné. Môžete zmeniť nastavenia, ako je poradie, v ktorom zariadenia zvonia, trvanie zvonenia pre každé zariadenie, počet zariadení v skupine a čo robiť s hovorom, ktorý nie je prijatý.

Fronty ACD

Fronty automatickej distribúcie hovorov (ACD) sú podobné vyzváňacím, ale ponúkajú lepšiu skúsenosť spoločnostiam s veľkým objemom hovorov. Je to užitočné pri distribúcii hovorov v rámci skupiny a bežne ich používajú obchodní zástupcovia a zástupcovia podpory. Napríklad, ak sú všetci podporní agenti zaneprázdnení spracovaním dotazov, nasledujúci volajúci prejde do čakacej fronty. Hovor potom môže prijať ktorýkoľvek voľný agent.

Supervízory môžu monitorovať hovory vo fronte a pomôcť agentom, ak majú problémy s konkrétnym problémom.

Music on Hold

Väčšina ľudí nemá rada čakanie, najmä ak počúvajú neustále „pípanie“. Optimal Call umožňuje vybrať si z dostupných možností viacerých príjemných zvukov.

Časovo založené smerovanie

Podniky vždy hľadali spôsob smerovania hovorov na základe konkrétnych kritérií. Časovo založené smerovanie je jednou z takýchto pokročilých možností. Táto funkcia umožňuje prispôsobiť spôsob, akým vaše podnikanie spracováva hovory na základe denného času. Pre každú z vašich kancelárií môžete nastaviť rôzne pravidlá v závislosti od ich časového pásma.

Predpokladajme napríklad, že volanie zákazníka príde po pracovnom čase v piatok večer. Za normálnych okolností by hovor mohol ísť do hlasovej schránky, alebo ho môže IVR požiadať, aby zavolali späť v inom čase. Často to znamená, že prídu o zásadný obchod. Vďaka smerovaniu podľa času môžete presmerovať hovory na svoju ďalšiu kanceláriu, ktorá stále pracuje (pretože sa nachádza v inom časovom pásme alebo zamestnanci majú nočnú zmenu) a túto ponuku uzavrieť!

Najlepšie na Optimal Call je, že jednotlivé funkcie môžete použiť podľa potreby. Optimal Call je oveľa viac než len jednoduchá telefónna služba. Prihláste sa ešte dnes na bezplatnú skúšobnú verziu a začnite ťažiť z výhod!