Tipy, ktoré vám pomôžu usporiadať efektívne konferenčné hovory

Pre podniky so široko rozptýlenou či medzinárodnou pracovnou silou alebo pre podniky, ktoré chcú pri organizovaní stretnutí, workshopov či seminárov znížiť cestovné náklady a poplatky za ubytovanie, sú konferenčné hovory rozumným a nákladovo efektívnym riešením. V súčasnosti mnoho firiem nemá na výber. Zamestnanci či partneri spolu musia komunikovať formou emailov, telefonických či video-konferenčných hovorov. Optimal Call ponúka skvelé možnosti, ako ostať v kontakte. Pre viac informácií o službách, kontaktujte naše obchodné oddelenie na tel. čísle 041 222 50 01 alebo 041 222 50 04.

Ako si môžete byť istí, že konferenčných hovorov vyťažíte maximum? Tu je niekoľko odporúčaní:

Vytvorte si program

Vytvorte program na stretnutie, ktorý bude obsahovať podrobné body diskusie a približné časové ohraničenie. Možno sa toho nebude presne držať, ale aspoň vám pomôže pri udržiavaní hovoru v časovom harmonograme a zníži sa tak pravdepodobnosť nadmerného predĺženia volania.

Šírte slovo

Vami vytvorený program šírte ďalej, aby sa dostal ku všetkým účastníkom konferencie. Vytlačte dokument pre pracovníkom na zdieľanom pracovisku či odošlite mailové správy vzdialeným kolegom. Ak ste súčasťou CPBX od Optimal Call, môžete všetkým jednoducho odoslať notifikácie.

Pripravte potrebný materiál

Pred konferenčným hovorom si vyhraďte nejaký čas a pripravte zápisníky, obrázky, zvuky, videá, jednoducho všetko potrebné k téme diskusie. Počas konferencie vám pomôžu a nebudete rozptyľovať konverzáciu hľadaním rôznych informácii.

Dajte si načas

Ako hostiteľ by ste sa mali prihlásiť do virtuálneho prostredia, čo najskôr, ako to pôjde. To vám zaistí čas na prípravu vybavenia a umožní vám vidieť pripájajúcich sa hostí. Ak ste delegátom konferencie, mali by ste sa snažiť pripojiť o niečo skôr (zvyčajne postačí päť až desať minút). Dajte si načas – no ak sa stane, že sa vám to nepodarí z akéhokoľvek dôvodu, snažte sa nevyrušiť priebeh diskusie a použite akékoľvek dostupné kanály, aby ste dohnali to, čo už bolo povedané.

Minimalizujte hluk a rozptýlenie

Zvoľte pokojné miesto pre uskutočnenie hovoru, aby ste neboli rozptyľovaní hlukom z vonku či inými podnetmi. Ideálne je, ak máte vyhradenú konferenčnú miestnosť. O kvalitný zvuk sa postarajú špičkové zariadenia, ktoré nájdete v našom e-shope.

Držte sa témy

Snažte sa udržať diskusiu pri zvolenej téme, držte sa vašej štruktúry.

Použite vhodnú technológiu

VoIP telefónny systém s funkciou Unified Communications (Zjednotená komunikácia) vám poskytujú prístup k tabuľkám, nástrojom na zdieľanie obrazovky, video-konferenciám a rôznym ďalším funkciám, ktoré vám pomôžu demonštrovať dôležité body a poskytnúť nástroje na diskusiu, otázky a spoluprácu. Vhodnú technológiu nájdete na našom e-shope. Stačí, keď kliknete sem a automaticky vás to presmeruje do nášho e-shopu.

Zapojte všetkých

Sledujte účastníkov, aby ste videli, kto je prítomný, kto prispieva a kto nie. Posielajte relevantné podnety a otázky delegátom, ktorí sa ešte neprihlásili, aby sa zapojili.

Robte si poznámky

Ako hostiteľ či účastník konferencie majte vždy poruke pero a papier alebo digitálny zápisník, aby ste si mohli zapisovať zaujímavé postrehy alebo veci, ktoré potrebujú objasnenie.

Vykonajte rekapituláciu

Ak chcete konferenčný hovor zavŕšiť, zrekapitulujte si hlavné body. Pomôže objasniť, čo sa práve povedalo, ale taktiež dohnať prípadným oneskorencom, čo zmeškali.

Záznamy pre budúce generácie

V rámci zákona o ochrane súkromia urobte záznam hovoru. Prepisy alebo podcasty sa môžu poslať online alebo e-mailom účastníkom a iným zainteresovaným stranám.

Pamätajte tiež, že konferenčné zariadenia nie sú len na prednášky a diskusie. Obchodní manažéri a pracovné skupiny ich môžu používať na zdieľanie informácií, oznamovanie a koordináciu projektov. Cloudová platforma VoIP od Optimal Call poskytuje nástroje a dostupnosť siete, ktoré sú na tento účel ideálne.

Ak vás konferenčné hovory zaujali a sa chcete o nich alebo o hosťovaných službách VoIP dozvedieť viac, obráťte sa na odborníkov Optimal Call.